È del 14/04/04/2023 l’ultima nota dell’INL che fornisce indicazioni operative in ordine al rilascio di provvedimenti autorizzativi ai sensi dell’art. 4 L. 300/1970, alla luce dell’evoluzione tecnologica e degli orientamenti del Garante privacy.

Tra conferme e spunti di riflessione, è chiara l’attenzione alla tutela dei lavoratori e agli aspetti privacy, che impongono al datore di lavoro opportune valutazioni e cautele.

È sempre bene ricordare, infatti, che le informazioni raccolte nel rispetto dell’art. 4 sono utilizzabili, anche per fini disciplinari, a condizione che i lavoratori siano stati adeguatamente informati anche sul trattamento dei dati.

Vediamo i principali aspetti della nota.

Fermo il divieto di controllo intenzionale a distanza, l’INL conferma che l’installazione di un impianto audiovisivo o di altri strumenti da cui possa derivare un controllo a distanza dei lavoratori deve essere preceduta dall’accordo con le RSA e/o RSU.

Soltanto in assenza di rappresentanze sindacali o in caso di mancato accordo con le stesse, va presentata l’istanza di autorizzazione all’Ispettorato: detta istanza deve quindi contenere la dichiarazione di assenza delle RSA/RSU o la documentazione comprovante il mancato accordo.

Non sono ammesse altre procedure: come affermato anche in giurisprudenza, l’eventuale consenso, seppur informato, dei singoli lavoratori non rende legittima l’installazione.

Per le aziende multilocalizzate, occorre sempre distinguere a seconda della dislocazione territoriale delle unità produttive:

– se ubicate nell’ambito di competenza della stessa sede territoriale dell’Ispettorato, va presentata una sola istanza e il provvedimento, che sarà unico, è valido per tutte le unità interessate dall’istanza stessa;

– se ubicate in diverse province, in alternativa alla stipulazione di singoli accordi con le RSA/RSU, si può stipulare un unico accordo con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In assenza della RSA/RSU o in caso di mancato accordo, l’istanza va presentata alle singole sedi territoriali dell’Ispettorato o, in alternativa, alla sede centrale.

L’INL chiarisce che se l’azienda ha già ottenuto un provvedimento autorizzativo e intende installare lo stesso sistema in un’altra unità produttiva, è sufficiente presentare un’istanza di integrazione, sempre che ovviamente l’impianto da autorizzare abbia i medesimi presupposti legittimanti e le stesse modalità di funzionamento di quello già autorizzato.

Posto che l’art. 4 della L. n 300/1970 si applica alle aziende in cui sono presenti lavoratori, l’INL affronta due casi particolari:

– quello della costituzione di una nuova azienda che non ha lavoratori al momento della presentazione dell’istanza, ma prevede di averli non appena sarà avviata l’attività: in tal caso l’istanza va presentata prima dell’installazione dell’impianto, indicando il numero dei lavoratori che risulteranno in forza all’avvio dell’attività;

– quello di un’azienda già operativa, senza dipendenti e con impianto installato e funzionante, che intende assumere personale, ricadendo così, da quel momento, nella sfera di applicazione delle tutele dell’art. 4: in tale caso, pur avendo l’azienda già installato e messo in funzione l’impianto di videosorveglianza, seppure in assenza di lavoratori, l’istanza può essere presentata in un momento successivo, ma dovrà contenere l’attestazione che l’impianto sarà disattivato non appena il personale sarà adibito al lavoro e sarà rimesso in funzione soltanto dopo l’autorizzazione dell’Ispettorato.

Per i sistemi di geolocalizzazione (dei quali avevamo recentemente parlato https://www.albeeassociati.it/gps-e-rapporto-di-lavoro-si-e-pronunciata-la-cedu/ ), l’INL fa propri i principi del Garante e afferma quindi che l’installazione è consentita solo se i dati raccolti e trattati sono limitati a quelli strettamente necessari per il perseguimento delle finalità di cui all’art. 4, che ne costituiscono il presupposto di liceità.

In particolare, l’installazione deve

(i) escludere il monitoraggio continuo;

(ii) consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo quando strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite;

(iii) consentire, di regola, la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro;

(iv) effettuare, di regola, i trattamenti mediante pseudonimizzazione dei dati personali (utilizzo di dati non direttamente identificativi);

(v) prevedere la memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.

Se il sistema di geolocalizzazione è installato su autovetture, non è necessario indicare le targhe nell’istanza, in quanto il provvedimento autorizzativo viene rilasciato in relazione allo “strumento”.

L’INL precisa, inoltre, che la procedura dell’art. 4 si applica anche nel caso di disposizioni normative che favoriscano o impongano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza, come ad esempio nelle strutture scolastiche o socio-assistenziali e nelle sale scommesse, in quanto anche in tali casi le finalità della norma non subiscono limitazioni. Infine, l’INL chiarisce che la procedura dell’art. 4, oltre che ai rapporti di lavoro subordinato, si applica anche nel caso delle prestazioni di lavoro prevalentemente personali, continuative ed etero organizzate dal committente previste dall’art. 2, comma 1, D.Lgs. n. 81/2015, e a quelle sviluppate tramite piattaforme digitali. Sono esclusi invece i volontari.