Sono numerosi i trattamenti di dati personali e particolari effettuati dalle Scuole. Per questa ragione e in considerazione della “debolezza” degli interessati coinvolti nei trattamenti (minori di età, dipendenti, ecc.), l’Autorità Garante ha più volte invitato gli addetti ai lavori a prestare particolare attenzione.

Infatti, sin dall’anno 2016 l’Autorità Garante ha redatto e pubblicato un vademecum dal titolo “La Scuola a prova di privacy” al fine di rendere noto a studenti, famiglie, docenti e amministrazioni scolastiche una serie di indicazioni su come effettuare un trattamento di dati conforme alle prescrizioni del Regolamento UE n. 2016/679, anche mediante l’analisi di casi concreti.

Lo scorso 12 dicembre – dopo circa tre anni dalla data di pubblicazione del Regolamento UE – l’Autorità Garante è ritornata sul tema, pubblicando un nuovo documento contenente le domande più frequenti.

15 in totale i quesiti proposti, a cui l’Autorità ha cercato di rispondere in modo chiaro e sintetico. Di seguito gli aspetti più rilevanti:

  1. Informativa

Studenti, genitori, docenti hanno diritto ad essere informati circa le finalità e le modalità del trattamento dei loro dati da parte delle Scuole. Queste ultime – pubbliche e non – devono, quindi, assolvere all’obbligo di informativa, rendendo ai soggetti interessati tutte le informazioni previste dalla normativa in modo chiaro, semplice e comprensibile.

  1. Dati particolari

La Scuola può trattare dati particolari solo in presenza di specifiche basi giuridiche, che ne autorizzino il trattamento, e non può per alcuna ragione procedere alla loro diffusione.

  1. Accesso ai dati personali

Ciascun interessato ha diritto di richiedere alla Scuola l’accesso ai propri dati, oltre che la rettifica qualora gli stessi non siano corretti e/o aggiornati. Tali diritti possono essere esercitati nei confronti della Scuola – titolare del trattamento dei dati – con le modalità previste nell’informativa.

Qualora la Scuola non dovesse fornire le informazioni richieste, l’interessato ha diritto di proporre reclamo direttamente all’Autorità Garante.

  1. Che fare in caso di delega al ritiro dello studente da Scuola

Non ci sono specifiche disposizioni al riguardo. Pertanto, ciascuna Scuola è libera di decidere come gestire tale situazione. L’Autorità Garante, però, suggerisce alle Scuole di prevedere specifiche procedure per la tutela dei dati eventualmente raccolti come, ad esempio, nel caso di richiesta di esibizione del documento di identità del delegante e del delegato.

Il tutto nel rispetto del principio di accountability.

  1. Esiti degli scrutini e degli esami di Stato

Conformemente a quanto stabilito dal MIUR (Ministero dell’Istruzione dell’Università e della Ricerca) gli esiti degli scrutini e degli esami di Stato possono essere pubblicati dalla Scuola, che deve, però, fare attenzione a rendere note le sole informazioni pertinenti, senza includere eventuali dati relativi alla salute degli studenti e riferimenti alle “prove differenziate”.

  1. Fotografie e riprese video da parte dei genitori

Le immagini scattate dai genitori durante recite, gite e saggi scolastici non violano la privacy, purché vengano raccolte per fini strettamente personali e siano destinate ad un ambito familiare e amicale.

Non possono, quindi, essere pubblicate sui social network in assenza di consenso da parte degli esercenti la responsabilità genitoriale sui minori raffigurati.

  1. Videosorveglianza

In casi di stretta indispensabilità e ai fini della tutela del proprio patrimonio, la Scuola può installare, anche al proprio interno, un sistema di videosorveglianza.

Nel fare ciò, la Scuola deve però adottare tutti gli accorgimenti necessari a garantire il rispetto del diritto alla riservatezza degli studenti, ovvero tra i tanti: i) segnalare la presenza delle telecamere con gli appositi cartelli; ii) individuare e designare i soggetti interni autorizzati a visionare le immagini e iii) nominare la società che si occupa della manutenzione delle telecamere quale responsabile del trattamento.

Inoltre, in caso di videocamere interne l’Autorità Garante precisa che le stesse potranno rimanere in funzione solo negli orari di chiusura, ovvero al termine delle attività scolastiche ed extrascolastiche; in caso di videocamere esterne, invece, l’angolo visuale dovrà essere opportunamente delimitato.

Per un maggiore approfondimento degli ulteriori aspetti è possibile consultare il documento redatto dall’Autorità Garante, cliccando qui.